Comptabiliser une facture d'achat (607 / 44566 / 401)

Le schéma de base

Prenons une facture de marchandises de 1 000,00 € HT, TVA à 20 %, soit 1 200,00 € TTC. L'écriture se passe au journal des achats, à la date de la facture.

Le total des débits égale le total des crédits : 1 000 + 200 = 1 200. Une écriture d'achat qui ne s'équilibre pas signale presque toujours un arrondi de TVA repris à la main plutôt qu'un vrai déséquilibre.

Choisir le bon compte de charge

Le 607 ne concerne que les marchandises revendues en l'état. Le critère qui tranche n'est pas la nature du produit mais son sort dans l'entreprise : est-il destiné à la revente, à la transformation, ou à la consommation interne ?

Les achats stockés relèvent du 601 pour les matières premières et du 602 pour les autres approvisionnements. Les achats non stockés — eau, électricité, carburant, petit équipement, fournitures administratives — vont en 606. Les prestations de services achetées relèvent du 604, et la sous-traitance confiée à un tiers du 611.

La distinction stocké / non stocké est celle qui pèse le plus : un achat rangé en 606 alors qu'il aurait dû être stocké fausse la variation de stock et donc la marge de l'exercice.

Quelle date retenir

La date d'écriture est celle de la facture. La date de pièce (PieceDate au FEC) est également celle de la facture ; ne la confondez pas avec la date de réception ou de saisie, qui n'a pas à figurer dans l'écriture.

La date compte surtout pour la TVA. La taxe n'est déductible chez l'acheteur qu'au moment où elle est exigible chez le fournisseur : à la livraison pour les biens, à l'encaissement pour les prestations de services — sauf option du prestataire pour les débits, mention qui doit alors figurer sur la facture. Une prestation facturée en décembre et payée en janvier ne donne pas droit à déduction sur la CA3 de décembre si le prestataire n'a pas opté pour les débits.

Sur les exercices à cheval, cette règle est le premier point que regarde un contrôle : une TVA déduite trop tôt est un redressement mécanique, sans discussion possible sur le fond.

Le compte de tiers et ce qu'en attend le FEC

Le 401 est un compte collectif. Chaque fournisseur reçoit un compte auxiliaire rattaché — 401ACME, 401001, peu importe la convention retenue tant qu'elle est stable dans le temps.

Le FEC impose de restituer cette structure dans deux colonnes dédiées : CompAuxNum et CompAuxLib. Elles doivent être renseignées sur les lignes de tiers et rester strictement vides ailleurs. Remplir la colonne avec un « 0 », un espace ou le numéro du compte général sur les lignes de charge est une non-conformité classique, et elle se détecte automatiquement.

L'avoir fournisseur

Un avoir reprend exactement les mêmes comptes que la facture d'origine, sens inversés, avec des montants positifs. Il n'existe pas de compte dédié aux avoirs, et on ne saisit jamais un montant négatif : les deux réflexes sont les erreurs les plus fréquentes chez les saisisseurs débutants.

Les erreurs qu'on retrouve en révision

Quatre reviennent dans presque tous les dossiers.

La TVA déduite sur une dépense qui ne l'ouvre pas. Les véhicules de tourisme, une partie des carburants et les cadeaux au-delà du seuil réglementaire par bénéficiaire et par an sont exclus, totalement ou partiellement. La TVA non déductible ne se perd pas : elle rejoint le compte de charge, ce qui change le montant du 607 ou du 606.

La facture sans TVA traitée comme une facture avec TVA. Un fournisseur en franchise en base, un achat intracommunautaire ou une prestation autoliquidée ne génèrent pas de 44566 en face du fournisseur — l'autoliquidation appelle un schéma différent.

L'écart d'arrondi. Quand le HT et le TTC de la facture ne se recollent pas au centime, c'est le montant porté par le fournisseur qui fait foi, pas le recalcul. On ajuste la ligne de charge, jamais la TVA.

Le rattachement à l'exercice. Une marchandise livrée avant la clôture et facturée après relève du 408 « Fournisseurs — factures non parvenues », pas du 401.

Ce que Comptyx produit à partir de la facture

Vous déposez le PDF ou le scan. L'extraction lit le fournisseur, le numéro et la date de facture, les montants HT, TVA et TTC ainsi que les taux, puis le moteur comptable rédige les lignes sur votre plan de comptes et les propose déjà équilibrées.

Ce que Comptyx ne décide pas seul : le caractère déductible de la TVA sur les dépenses mixtes, le rattachement à l'exercice, et le choix entre stocké et non stocké quand le libellé de la facture ne le dit pas. Ces cas sont signalés à la relecture plutôt que devinés. Vous corrigez le compte de charge si besoin, puis exportez vers le FEC ou le format de votre ERP.