Les 18 champs du FEC
Le Fichier des Écritures Comptables est un export texte normé que toute entreprise tenant sa comptabilité de façon informatisée doit pouvoir remettre en cas de contrôle. Il comporte 18 colonnes, dans un ordre imposé. Un fichier non conforme expose à une amende de 5 000 € par exercice, indépendamment du fond de la comptabilité.
Les 18 colonnes, dans l'ordre
L'ordre n'est pas indicatif : un fichier qui intervertit deux colonnes est rejeté même si toutes les données sont présentes.
JournalCode et JournalLib identifient le journal. EcritureNum et EcritureDate identifient l'écriture. CompteNum et CompteLib portent le compte général. CompAuxNum et CompAuxLib portent le compte auxiliaire. PieceRef et PieceDate rattachent l'écriture à sa pièce justificative. EcritureLib est le libellé. Debit et Credit portent les montants. EcritureLet et DateLet gèrent le lettrage. ValidDate est la date de validation. Montantdevise et Idevise ne servent qu'aux écritures en devise.
Les montants s'écrivent avec un séparateur décimal cohérent sur tout le fichier, et les dates au format AAAAMMJJ. Deux colonnes Debit et Credit distinctes sont la forme la plus courante ; la forme alternative à colonne unique signée existe mais mélanger les deux dans un même fichier ne passe pas.
Les quatre non-conformités les plus fréquentes
Elles n'ont rien à voir avec la qualité de la comptabilité — ce sont des défauts de format, et c'est précisément ce qui les rend faciles à détecter automatiquement.
Les colonnes auxiliaires remplies partout
CompAuxNum et CompAuxLib ne concernent que les lignes de tiers — clients, fournisseurs, salariés. Sur une ligne de charge ou de TVA, elles doivent être vides. Beaucoup d'ERP les remplissent par défaut avec un « 0 », un espace ou une reprise du compte général : c'est une non-conformité, et elle est systématiquement relevée.
Les écritures non validées
ValidDate matérialise le caractère définitif de l'écriture. Un FEC comportant des écritures brouillon, ou dont la colonne ValidDate est vide sur l'ensemble du fichier, ne démontre pas l'intangibilité exigée. Il faut clôturer les périodes avant l'export, pas après le dépôt.
Le déséquilibre global
La somme des débits doit égaler la somme des crédits sur l'ensemble du fichier. Un écart de quelques centimes vient presque toujours d'un arrondi appliqué à l'export plutôt qu'en comptabilité, ou d'une écriture d'à-nouveaux tronquée.
Le nom de fichier
Le nom suit la forme SIRENFECAAAAMMJJ.txt, où la date est celle de la clôture de l'exercice et non celle de l'export. Un fichier parfaitement conforme au fond mais mal nommé fait perdre un aller-retour avec le vérificateur.
Ce que le FEC révèle sur la tenue du dossier
Le format est un prétexte : ce que le fichier expose vraiment, c'est la régularité de la saisie. Des numéros d'écriture non séquentiels, des libellés vides ou répétés à l'identique sur des centaines de lignes, des dates de validation toutes identiques à la veille du dépôt — chacun de ces signaux oriente le contrôle avant même l'examen du fond.
À l'inverse, un FEC dont les libellés portent le nom du tiers et la référence de pièce, dont les auxiliaires sont propres et dont les validations sont mensuelles, raconte une comptabilité tenue au fil de l'eau. C'est un argument qui vaut plus qu'il n'y paraît.
Contrôler le fichier avant de le remettre
L'administration met à disposition l'outil Test Compta Demat, qui vérifie la structure, le nommage et l'équilibre. Il est gratuit et s'exécute en local : il n'y a aucune raison de remettre un FEC sans l'avoir passé dedans.
Il valide la forme, pas le fond. Un fichier peut sortir vert avec des écritures rangées sur les mauvais comptes. Le test élimine le risque d'amende pour non-conformité ; il ne dit rien du risque fiscal.
Où Comptyx intervient — et où il n'intervient pas
Comptyx génère des écritures PCG équilibrées à partir de vos factures, avec les auxiliaires correctement renseignés sur les seules lignes de tiers, et les exporte au format FEC. C'est utile pour transmettre un lot d'écritures à un cabinet, alimenter un ERP, ou vérifier la structure d'un flux avant intégration.
Le FEC annuel opposable à l'administration reste celui produit par votre outil de tenue, parce que lui seul porte l'intégralité des écritures de l'exercice : à-nouveaux, paie, immobilisations, opérations diverses de clôture. Comptyx ne remplace pas cette production et ne prétend pas la certifier.
Combien de champs comporte un FEC ?
18 colonnes, dans un ordre imposé, de JournalCode à Idevise. Un fichier qui en intervertit deux est rejeté même si toutes les données sont présentes.
Quelle est l'amende pour un FEC non conforme ?
5 000 € par exercice. Elle sanctionne le défaut de format ou de présentation, indépendamment de la qualité de la comptabilité elle-même.
Comment nommer le fichier FEC ?
Sous la forme SIRENFECAAAAMMJJ.txt, où AAAAMMJJ est la date de clôture de l'exercice, pas la date d'export.
Faut-il remplir CompAuxNum sur toutes les lignes ?
Non. Ces colonnes ne concernent que les lignes de tiers et doivent rester vides ailleurs. Un « 0 » de remplissage est une non-conformité.
Comment vérifier un FEC gratuitement ?
Avec Test Compta Demat, l'outil de l'administration. Il contrôle la structure, le nommage et l'équilibre, en local. Il ne valide pas le fond des écritures.